隨著人事制度改革的加速，社會(huì)就業(yè)方式和就業(yè)渠道日益多元化，人才流動(dòng)也愈發(fā)頻繁。合理的人才流動(dòng)可以推動(dòng)人力資源整體優(yōu)化組合，體現(xiàn)個(gè)人價(jià)值，但也對(duì)人事檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。
近
年來，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才流動(dòng)現(xiàn)象大量出現(xiàn)，越來越多的“單位人”變成“社會(huì)人”，傳統(tǒng)人事檔案的作用和價(jià)值逐漸被淡化，大量無人問津的人事“死
檔”、“棄檔”不斷增多。當(dāng)下嚴(yán)峻的就業(yè)形勢(shì)，使越來越多的畢業(yè)生成了“靈活就業(yè)人員”，由此產(chǎn)生的“棄檔”現(xiàn)象也進(jìn)入高發(fā)期，不少人把檔案轉(zhuǎn)到人才市場(chǎng)
后，便再也不聞不問，更有甚者已不知將檔案丟在何處。
“棄檔”的三大影響目前，人事檔案的作用主要體現(xiàn)在享受相關(guān)人事、勞動(dòng)、社會(huì)保障服務(wù)等方面，丟棄檔案不管，會(huì)給自己的職業(yè)生涯造成非常大的影響。
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影響評(píng)職稱、調(diào)工作畢業(yè)生自畢業(yè)后，如果檔案既沒交用人單位保管，也沒存入政府指定的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，若干年后評(píng)定職稱時(shí)將會(huì)因手續(xù)不全而受到影響。有些人
在畢業(yè)后把檔案存到了人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，但沒有及時(shí)辦理就業(yè)手續(xù)，幾年后調(diào)動(dòng)工作時(shí)，才發(fā)現(xiàn)需要辦理參加工作后的所有手續(xù)，并要在自己轉(zhuǎn)正定級(jí)后才能正式調(diào)
動(dòng)。
●影響個(gè)人戶籍檔案管理目前很多人開始考慮貸款買房，但卻需要在銀行辦理房貸手續(xù)時(shí)出具貸款人的戶口證明。然而，很多“棄檔族”因?yàn)橛X得檔案不重要，畢業(yè)時(shí)沒有及時(shí)從學(xué)校轉(zhuǎn)出戶口和檔案，結(jié)果不能順利辦理貸款。
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影響繳納社會(huì)保險(xiǎn)等養(yǎng)老待遇很多個(gè)人證明都離不開人事檔案，如辦理社會(huì)保險(xiǎn)、領(lǐng)取失業(yè)金、退休金的發(fā)放等，個(gè)人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務(wù)、社保受
保時(shí)間等都是以檔案為依據(jù)的。那些因放棄個(gè)人檔案或自揣檔案而造成記錄斷檔的人，最終都會(huì)在個(gè)人利益上受到損失。另外，考研、考公務(wù)員、轉(zhuǎn)正定級(jí)以及出
國(guó)、升學(xué)、結(jié)婚、生育等，都需要政府所屬人才市場(chǎng)依據(jù)其人事檔案開具相關(guān)證明。
檔案緣何成“棄檔”
據(jù)了解，“棄檔族”人群主要有幾類：一是高校應(yīng)屆畢業(yè)生。按有關(guān)規(guī)定，畢業(yè)后未就業(yè)的檔案可在學(xué)校存放兩年，如果檔案兩年后未被提走，學(xué)校一般會(huì)將檔案轉(zhuǎn)回到學(xué)生原籍人才服務(wù)中心。二是到私營(yíng)企業(yè)就業(yè)、自主靈活就業(yè)和創(chuàng)業(yè)的人員。三是出國(guó)留學(xué)或移民人員。
一直以來，人事檔案在中國(guó)人的社會(huì)生活中發(fā)揮著舉足輕重的作用，它全面系統(tǒng)地記錄了一個(gè)人的教育背景、工作經(jīng)歷、職務(wù)任免、家庭背景以及獎(jiǎng)懲情況，是用人單位和人事部門了解一個(gè)人職業(yè)信息的重要載體。但究竟是何種原因，致使人事檔案屢屢被人們所忽視呢？
●檔案意識(shí)淡薄一些就業(yè)于無人事主管權(quán)的非公有制單位的畢業(yè)生，不但認(rèn)為自己的檔案“沒什么用”，甚至“遺忘”、遺失了自己的檔案。不少人認(rèn)為，個(gè)人只求實(shí)惠，有收入就行了，找工作看重的是能力，檔案是“身外之物”，無關(guān)緊要。
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檔案內(nèi)容陳舊目前我國(guó)人事檔案的主要內(nèi)容均為各種大同小異、形式單調(diào)重復(fù)的履歷表格，千篇一律的評(píng)語以及調(diào)進(jìn)、調(diào)出證明等，能反映本人工作實(shí)績(jī)、能力和特
長(zhǎng)等方面的記載比較少，企業(yè)很難從這種檔案記錄中“觀其卷，知其人”，難以從檔案中得出對(duì)當(dāng)事人全面、完整、客觀的評(píng)價(jià)，以至出現(xiàn)了人事檔案內(nèi)容陳舊企業(yè)
無法利用的現(xiàn)象，令企業(yè)不愿意補(bǔ)充員工的人事檔案，進(jìn)而導(dǎo)致人事檔案材料一直得不到更新，形成一種惡性循環(huán)。
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檔案可信度降低隨著流動(dòng)人員的增加，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作也出現(xiàn)了一些問題，如擅自棄檔、擅自造檔、擅自建檔、擅自扣檔、個(gè)人攜帶檔案等行為越來越多。
這些現(xiàn)象嚴(yán)重影響了人事檔案的真實(shí)性與權(quán)威性，降低了人事檔案的可信度。一些人員因缺乏誠(chéng)信，做出五花八門的造假行為，如夸大自己的工作能力和業(yè)績(jī)，私造
假學(xué)歷、假文憑、假證書等，或者隱瞞自己的過錯(cuò)和不光彩行為。另外，歸檔材料的收集缺少鑒別措施和手段，對(duì)于學(xué)歷、職稱等歸檔材料真?zhèn)蔚蔫b別大部分只能依
靠工作人員的經(jīng)驗(yàn)，尚無科學(xué)、系統(tǒng)的鑒別方法，僅僅靠傳統(tǒng)的人事檔案或包裝精美的求職簡(jiǎn)歷讓人很難判斷個(gè)人信息資料的真?zhèn)巍?/div>
●檔案服務(wù)開發(fā)意識(shí)差目前，檔案管理機(jī)構(gòu)的人事檔案管理軟件落后且不統(tǒng)一，缺乏現(xiàn)代化管理手段。如人事檔案調(diào)動(dòng)手續(xù)繁雜，尤其是異地調(diào)動(dòng)，有時(shí)一個(gè)人為調(diào)檔來回奔走多次。而且，傳統(tǒng)人事檔案利用方式單一，使用率低，只有需要者找上門來才提供利用，被動(dòng)服務(wù)的情況比較普遍。
提升流動(dòng)人員檔案價(jià)值
人事檔案是每個(gè)人職業(yè)軌跡的“縮影”，檔案材料是流動(dòng)人員身份、工作經(jīng)歷、學(xué)歷、人事關(guān)系等最真實(shí)、最直接的證明，是用人單位選才用人的重要依據(jù)。雖然人事檔案的作用在不斷弱化，但不等于就可以將其隨意丟棄，對(duì)檔案的漠視所帶來的后果只能由檔案所有人自己“埋單”。
據(jù)有關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，2011年，全國(guó)流動(dòng)人口達(dá)到2.3億人，占總?cè)丝诘?7%，即每6個(gè)中國(guó)人中就有1人是流動(dòng)人口。因此，創(chuàng)建新的檔案管理體制，加強(qiáng)流動(dòng)人員檔案管理，促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置、合理使用，具有重要的意義。
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充實(shí)檔案內(nèi)容，提升使用價(jià)值充實(shí)豐富新人事檔案材料的收集管理內(nèi)容是夯實(shí)流動(dòng)人員人事檔案工作的基礎(chǔ)，是人事檔案提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)、發(fā)揮檔案作用的前提與基本
條件。傳統(tǒng)人事檔案內(nèi)容簡(jiǎn)單，主要收集靜態(tài)結(jié)論性材料，內(nèi)容空泛，用人單位無法從中對(duì)當(dāng)事人的潛在能力進(jìn)行評(píng)估，利用價(jià)值有限。
現(xiàn)
階段，豐富檔案內(nèi)容應(yīng)從現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理需要和流動(dòng)人員的特點(diǎn)出發(fā)，有針對(duì)性地充實(shí)檔案材料，突出流動(dòng)人員的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、培訓(xùn)情況、績(jī)效考核情況、個(gè)人
的能力水平、性格特征、工作特長(zhǎng)及誠(chéng)信記錄等方面信息。同時(shí)，健全流動(dòng)人員人事檔案工作規(guī)章制度，與流動(dòng)人員或其用人單位簽訂人事檔案材料收集移交協(xié)議，
以契約形式明確雙方的權(quán)、責(zé)、利，形成人事檔案材料收集移交的制度化、規(guī)范化、長(zhǎng)效化。堅(jiān)持以經(jīng)常性收集、定期收集和集中收集三者結(jié)合，
經(jīng)常性收集為主的工作制度，收集、充實(shí)反映本人業(yè)績(jī)的動(dòng)態(tài)性材料。在此基礎(chǔ)上，加大對(duì)檔案材料的價(jià)值鑒定工作，確保檔案內(nèi)容全面、準(zhǔn)確、動(dòng)態(tài)、連續(xù)，
既反映能力又突出個(gè)人特點(diǎn)，做到“檔如其人”，從而為用人單位提供必要的可用信息。
●創(chuàng)新管理機(jī)
制，提高服務(wù)水平信息化管理已是社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，人事檔案管理也應(yīng)順應(yīng)潮流，全面推行流動(dòng)人員人事檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子檔案，達(dá)到管理自動(dòng)化，傳
輸網(wǎng)絡(luò)化，服務(wù)在線化，信息共享化。對(duì)流動(dòng)人員個(gè)人取得的業(yè)績(jī)、成果以文本、聲音、影像等各種新載體，可以利用微縮技術(shù)、聲像技術(shù)、光學(xué)技術(shù)、自動(dòng)化技
術(shù)、通訊技術(shù)等現(xiàn)代化手段及時(shí)補(bǔ)充進(jìn)人事檔案，擴(kuò)充人事檔案信息量，提高人事檔案利用價(jià)值，使流動(dòng)人員可以通過網(wǎng)絡(luò)查詢檔案管理的情況，并根據(jù)工作和生活
的變動(dòng)隨時(shí)向檔案中心提請(qǐng)修改個(gè)人住址、聯(lián)系方式等等情況。用人單位也可以通過網(wǎng)絡(luò)接入檔案中心數(shù)據(jù)庫(kù)，查閱個(gè)人人事檔案和本單位人員檔案中的有關(guān)信息，
并將個(gè)人在企業(yè)中的情況及時(shí)提交檔案中心，對(duì)個(gè)人檔案進(jìn)行充實(shí)。而且，檔案管理部門可以通過網(wǎng)絡(luò)，定期向流動(dòng)人員和其用人單位發(fā)布補(bǔ)充人事檔案材料的通
知，催促其及時(shí)補(bǔ)充人事檔案材料。
●加大宣傳引導(dǎo)，強(qiáng)化檔案意識(shí)群眾檔案意識(shí)的高低直接關(guān)系到人事
檔案能否得到妥善保護(hù)與管理，更關(guān)系到人事檔案工作能否在社會(huì)全面推進(jìn)和發(fā)展的工作大局。人事檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)通過多種渠道、多種形式，向社會(huì)進(jìn)行廣泛細(xì)致
的宣傳和引導(dǎo)，進(jìn)一步提高檔案工作的透明度，增強(qiáng)整個(gè)社會(huì)的檔案意識(shí)。宣傳工作要做到有的放矢，對(duì)流動(dòng)人員宣傳應(yīng)側(cè)重于人事檔案材料形成、人事檔案在其求
學(xué)、應(yīng)聘、繳納社會(huì)保險(xiǎn)、評(píng)定職稱等社會(huì)活動(dòng)中的重要性等，讓人們清楚地認(rèn)識(shí)到人事檔案的作用；對(duì)用人單位的宣傳應(yīng)側(cè)重于檔案材料的分類、日常積累、審核
把關(guān)等標(biāo)準(zhǔn)、及時(shí)送達(dá)以及人事檔案有效利用方面的知識(shí)。同時(shí)積極宣傳《檔案法》、《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》及相關(guān)法律法規(guī)，提高貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家
人事政策和檔案法規(guī)的自覺性。
●提高業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)做好人事檔案工作必須有一支懂人事政
策、熟悉檔案業(yè)務(wù)、熱愛本職工作，具有創(chuàng)新進(jìn)取精神的檔案工作隊(duì)伍。當(dāng)前，靈活就業(yè)的勢(shì)頭不斷上升，流動(dòng)人員面廣量大，而人事檔案管理人員的數(shù)量不足、專
業(yè)知識(shí)不夠、缺乏現(xiàn)代信息素質(zhì)與技能的現(xiàn)象比較普遍，不利于流動(dòng)人員人事檔案工作的改革。各級(jí)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)高度重視人事檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，嚴(yán)格把好檔案
管理人員的入口關(guān)，從政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力等方面進(jìn)行嚴(yán)格考核，建立一支熱愛檔案工作、熟練檔案業(yè)務(wù)、安心本職工作、具有奉獻(xiàn)精神的檔案管理隊(duì)伍。加強(qiáng)和健
全對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其要加強(qiáng)檔案員計(jì)算機(jī)信息化培訓(xùn)，提高檔案員運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案的能力和水平，適應(yīng)時(shí)代需要。對(duì)所在區(qū)域用人單位的人力資
源管理人員進(jìn)行有計(jì)劃、有針對(duì)性的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，引導(dǎo)企業(yè)和流動(dòng)人員配合檔案管理部門做好檔案材料的撰寫、收集和轉(zhuǎn)遞工作，嚴(yán)防虛假材料進(jìn)入個(gè)人檔案。
隨
著流動(dòng)人員在不同行業(yè)、不同地域間流動(dòng)頻率的加快，流動(dòng)人員人事檔案管理面臨的新情況、新問題不斷出現(xiàn)，人事檔案的改革勢(shì)在必行。而出路就在于提高“服務(wù)
性”，提升其利用價(jià)值，成為用人單位選人用人的真正依據(jù)。只有人事檔案對(duì)當(dāng)事人和用人單位的“服務(wù)性”越強(qiáng)，利用價(jià)值越高，我們才能迎來“棄檔族”和檔案
“自揣族”的回歸，使我們的人事檔案真正發(fā)揮作用。
